De la mano del desarrollo de actividades mercantiles surgen ciertas exigencias legales que se deben satisfacer por parte de quienes las realizan. Por esta razón, en Abello Abogados hemos preparado el siguiente cuadro que detalla algunos de los principales deberes de los empresarios en temas de protección de datos personales, comercio electrónico, registro mercantil, entre otros.
| OBLIGACIONES CORPORATIVAS | ||
| Materia | Descripción | Detalle |
| Principales deberes en materia de Habeas Data | Política de Tratamiento de Datos Personales | El responsable del tratamiento deberá elaborar este documento con el contenido mínimo exigido en la ley e informarlo a través de los medios de difusión establecidos. |
| Manual Interno de Políticas y Procedimientos | El responsable del tratamiento deberá adoptar este documento para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos | |
| Autorización para el tratamiento de datos | Los responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos | |
| Registro Nacional de Bases de Datos | Deberá realizarse el registro de la información mínima exigida por la ley ante la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los 2 meses siguientes a la creación de las bases de datos cuando los responsables sean sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 UVT o personas jurídicas de naturaleza pública | |
| Principales deberes ante la Cámara de Comercio | Situación de control | Cuando se configure una situación de control, la sociedad controlante lo hará constar en documento con la información mínima requerida y deberá inscribirse en el registro mercantil correspondiente a la circunscripción de cada uno de los vinculados, dentro de los Treinta días siguientes a la configuración de la situación de control |
| Depósito de estados financieros | Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social | |
| Renovación de la matrícula mercantil | Deberá renovarse anualmente, a más tardar el 31 de marzo. | |
| Libros corporativos | Deberán inscribirse en el registro mercantil los libros de contabilidad, los de registro de accionistas y los de actas de asambleas | |
| Registro página web | Todas las páginas web y sitios de internet de origen colombiano que operan en el Internet y cuya actividad económica sea de carácter comercial, financiero o de prestación de servicios, deberán inscribirse en el Registro Mercantil | |
| Deberes varios | Asamblea ordinaria | Anualmente en la fecha señalada en los estatutos o en su defecto hasta el 31 de marzo, deberá realizarse una reunión para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social |
| Registro Único de Beneficiarios finales | Deberá realizarse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN con la información mínima requerida y dentro de los plazos establecidos. | |
| Principales deberes en materia de comercio electrónico | Registro de los oferentes. | Quien pretenda actuar como mero portal de contacto deberá contar con un registro en el que conste, como mínimo, el nombre o razón social, documento de identificación, dirección física de notificaciones y teléfonos de los oferentes. Esta información deberá estar disponible para consulta de los consumidores con el fin de que puedan presentar una queja o reclamo |
| Publicación de términos y condiciones | Quien actúe como proveedor de comercio electrónico deberá publicar las condiciones generales de sus contratos para su consulta, impresión y descarga | |
| Información de contacto | Quien actúe como proveedor de comercio electrónico deberá informar en todo momento su identidad especificando su nombre o razón social, número de Identificación Tributaria (NIT), dirección de notificación judicial, teléfono, correo electrónico y demás datos de contacto | |
| Enlace a la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio | Quien actúe como proveedor de comercio electrónico deberá establecer en el medio de comercio electrónico utilizado, un enlace que le permita al consumidor ingresar a la página de la autoridad de protección al consumidor de Colombia | |
| Mecanismos para la radicación de PQRS | Quien actúe como proveedor de comercio electrónico deberá disponer de mecanismos para que el consumidor pueda radicar sus peticiones, quejas o reclamos, de tal forma que le quede constancia de la fecha y hora de la radicación, incluyendo un mecanismo para su posterior seguimiento | |